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Herramienta para una planificación de proyectos efectiva en el desarrollo comunitario

Curso en línea Módulo 7 de 9

Monitoreo & Evaluación

Este es el Módulo 7 de nuestro curso en línea gratuito, ‘Herramientas para la planificación de proyectos en desarrollo comunitario’. Para visitar la página web del curso, haz clic aquí.

La terminología de Monitoreo y Evaluación (M&E) se refiere a un grupo de actividades e indicadores que miden el éxito continuado de un proyecto en relación con resultados claramente definidos.  

Incorporarlos en tu diseño desde el principio te permite evaluar el progreso y los logros en consonancia con tus objetivos.  

El M&E proporciona una manera tangible de asegurarse de que tu proyecto es responsable, transparente, que minimiza los daños colaterales y que identifica activamente los procesos poco rentables y el desempeño deficiente. Una buena estrategia de M&E es, en última instancia, una evaluación de tu efectividad y, como tal, debe ser considerada una faceta esencial de tu proceso de diseño.

Publicaremos un curso completo y en profundidad dedicado al tema del M&E próximamente, que explorará en detalle los diferentes métodos disponibles para ayudarte a controlar tu proyecto de desarrollo. Sin embargo, en este módulo, nuestro objetivo es proporcionar un resumen de lo que es el M&E y, más específicamente, cómo puede ser incorporado en la fase de diseño del proyecto. 

Un lugar donde aprender sobre desarrollo comunitario en acción

Este curso es parte de nuestro centro de aprendizaje gratuito en línea para trabajadores del desarrollo comunitario

Monitoreo & Evaluación:

describe la recopilación y evaluación de resultados medibles a través de las actividades del proyecto para determinar el éxito y analizar el impacto.

¿Por qué debes incorporar M&E en la fase de planificación? 

La mayoría de las estrategias de planificación incluyen establecer objetivos y resultados a entregar, así que es importante entender cómo tu equipo puede dar seguimiento a esta información. Éstas no solo son metas para evaluar tu éxito al final de tu proyecto, sino también para dar seguimiento a tu progreso mientras implementas tu proyecto. Estas metas de evaluación en tiempo real ayudarán a orientar cualquier cambio que hagas a tu proyecto durante la implementación, ayudando a mejorar la manera en la que entregas tus servicios. De esta manera, al incorporar el M&E en tu planificación, estás preparando y apoyando de forma activa el proceso de implementación.

Tener un concepto sólido de lo que es el M&E también contribuirá a la transparencia y rendición de cuentas en tus informes. No sólo facilita esto una cultura de aprendizaje para la organización y para el sector en general, sino que mejora las relaciones con donantes y colaboradores potenciales. 

Crear tu plan de M&E en 5  sencillos pasos

Aunque hay muchos más procesos importantes para un Monitoreo y Evaluación efectivos, estos cinco pasos clave son los más importantes durante la fase de planificación. Son esenciales para diseñar tu Marco Lógico en el siguiente módulo, que será el elemento central de tu proyecto. Debes tener cierta idea de tus indicadores de Monitoreo y Evaluación a partir del Marco de la Teoría de Cambio del módulo anterior. 

Antes de avanzar, debes asegurarte de que has establecido metas y objetivos realistas en tu proyecto. En tu Análisis de la Teoría de Cambio en el módulo anterior, debes haber elegido intervenciones específicas para conseguir estas metas. También puedes fijarte en el Módulo 3 para el establecimiento de metas y en el Módulo 5 para el Análisis de Soluciones para ayudarte a identificar objetivos claros. 

Los indicadores se utilizan para evaluar el éxito de tu proyecto. Están normalmente acompañados de un objetivo cuantificable – a menudo un porcentaje – para ayudar a cuantificar el éxito.

Hay diferentes tipos de indicadores que puedes utilizar:

 

Indicadores Objetivamente Verificables  = objetivos cuantificables que normalmente evalúan cantidad, calidad o tiempo (la mejor manera de evaluar el éxito de tu proyecto)

  • El objetivo debe ser específico, útil, cuantificable y sensible.

Ejemplo: Proporcionar al 90% de las mujeres embarazadas que viven en el pueblo ecuatoriano de Canoa un servicio de atención prenatal a las 10 semanas, 20 semanas y 30 semanas de gestación entre el 01/01/2018 y el 01/07/2018

Ejemplo: Medir la felicidad de la mano de obra es difícil. Un indicador indirecto de la felicidad en el trabajo puede ser monitorear el número de días por enfermedad que han tomado los miembros del personal.

Indicadores Indirectos = evaluar el logro de un objetivo de una manera indirecta

  • Estos son indicadores que puedes utilizar si el resultado no se puede medir directamente

Indicadores cualitativos = un indicador importante cuando quieres entender cómo está siendo recibido el ‘proceso’ de tu proyecto por parte de la comunidad.

  • Da una idea de cuán satisfechos están los beneficiarios de tu proyecto, de si el proyecto ha dado lugar a cambios en el comportamiento sostenibles

  • Puede ser difícil de analizar → Aún así puedes utilizar Indicadores Objetivamente Verificables (normalmente un porcentaje) incluso si tus indicadores son cualitativos. 

Ejemplo: 50% de las familias expresan sentirse menos estresados sobre su situación financiera. 

SMARTER = Específico, Cuantificable, Realista, Tiempo limitado, Divertido, Enriquecedor
SPICED = Subjetivo, Participativo, Indirecto, Comprobado, Estimulante, Diverso).
Los acrónimos SMARTER y SPICED (en inglés) pueden ser útiles al intentar identificar todos los posibles indicadores que puede utilizar nuestro proyecto. Éstos funcionan tanto para indicadores cuantitativos como cualitativos.

Consejo Práctico

Lo siguiente que necesitas es identificar los métodos de verificación para medir tus indicadores y evaluar tu desempeño. Después, defines un cronograma que establece períodos de tiempo concretos para realizar la recolección de datos para tu evaluación. 

Hay diferentes tipos de indicadores que puedes utilizar:

  • Utilizar métodos de verificación que sean rentables y que estén disponibles fácilmente

Ejemplo: En vez de visitar a cada beneficiario de tu proyecto individualmente para realizar una encuesta, es mejor hacer la entrevista en un taller con un grupo de beneficiarios a la vez o distribuir las encuestas para que sean rellenadas y devueltas en la siguiente reunión. 

Ejemplo: En vez de visitar a cada beneficiario de tu proyecto individualmente para realizar una encuesta, es mejor hacer la entrevista en un taller con un grupo de beneficiarios a la vez o distribuir las encuestas para que sean rellenadas y devueltas en la siguiente reunión.  

Esto significa recopilar datos antes de que tu intervención comience (¡al principio de tu cronograma!). Es importante porque sin esto, los datos que recopiles durante tu proyecto no tendrán tanta relevancia ya que no verás el proceso que estás haciendo. 

  • Utilizar métodos de verificación que ya estén disponibles en tu comunidad

  • Recolectar datos varias veces durante el proyecto

  • Incorporar medidas de línea de base en tu trabajo (dependiendo de lo que estés evaluando)​

Esto te ayudará a dar seguimiento al éxito de tu proyecto, ver qué intervenciones tienen el mejor (o peor) efecto y hacer cambios a tu proyecto durante el período de intervención.

podrás centrar tus actividades en un elemento del problema general y habrá más posibilidades de conseguir un cambio más notable hacia tu meta a largo plazo. 

Consejo Práctico

Si tu organización pretende llevar a cabo más de una actividad, anticipando que la mayoría lo harán, intenta elegir intervenciones de corto plazo que son del mismo itinerario de resultados o directamente complementarias entre sí. De esta forma,

Para asegurarse de que tu estrategia de M&E progresa adecuadamente, es importante asignar responsabilidades específicas a miembros específicos de tu equipo.

Al asignar responsabilidades, asegúrate de que:

Eres lo más específico posible

  • Utiliza nombres, fechas, tiempos y lugares donde se llevará a cabo la recolección de datos

Contrastas los datos con más de una persona 

  • Los errores deben identificarse y verificarse rápido y se debe actuar sobre las consecuencias inesperadas inmediatamente.

Eliges un miembro del equipo con las habilidades adecuadas para recolectar los datos 

  • Llevar a cabo un taller requiere experiencia y las entrevistas cara a cara pueden ser intimidantes para los miembros del equipo más nuevos.  

Es momento de poner toda esta información en conjunto en un Plan de Monitoreo y Evaluación conciso. Se debe hacer de forma separada para cada objetivo. Se puede observar un ejemplo a continuación: 

Ejemplo: Plan de Monitoreo y Evaluació

Puede descargar una plantilla para esta herramienta aquí: Recurso 16 – Marco de Monitoreo y Evaluación. Puedes utilizar este recurso como guía cuando estés planeando tu propio proyecto.

Descargar Recurso

Para terminar

Con la guía anterior, debes tener una idea más clara sobre cómo puedes supervisar y evaluar la eficacia de tu proyecto. En el siguiente módulo, el Módulo 8, presentaremos toda esta información en un marco lógico para guiar tu proyecto entero en el proceso de intervención. 

Consejo Práctico

A menudo necesitarás más de un método de monitoreo. No todos los padres llevan a sus hijos al doctor. Así que, aunque la estrategia de monitoreo descrita anteriormente es 100% precisa porque un doctor ha diagnosticado cólera, puede no reflejar el 100% de los niños que sufren de cólera. Por tanto, una estrategia de monitoreo complementaria podría ser contar el número de niños enfermos en la escuela para ayudar a tener un panorama general del impacto total de tu proyecto. 

Descargar Módulo

Descarga este módulo como pdf para imprimir y utilízalo como guía cuando planifiques proyectos de desarrollo comunitario locales.
O descarga el Manual de Planificación de Proyectos aquí.

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