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Herramienta para una planificación de proyectos efectiva en el desarrollo comunitario

Curso en línea Módulo 2 de 9

Entender su contexto usando un  Análisis Situacional

 

Este es el Módulo 2 de nuestro curso en línea gratuito, ‘Herramientas para la planificación de proyectos en desarrollo comunitario’. Para visitar la página web del curso, haz clic aquí.

En este módulo, exploraremos el primer paso del proceso de planificación de proyectos, un análisis situacional. Este proceso sirve para identificar el contexto de tu trabajo, los objetivos generales del proyecto y las relaciones importantes de las que necesitas ser consciente. Para ser estratégico, eficiente y efectivo, es esencial realizar un proceso de análisis riguroso y estructurado.

Tomarse el tiempo de entender tu contexto te ayudará a fortalecer cada paso futuro de tu planificación y diseño del proyecto. Un análisis situacional riguroso también asegura que el equipo de tu proyecto comparta una comprensión común de las metas generales de tu proyecto, lo que es esencial para seguir en el camino adecuado.

Un lugar donde aprender sobre desarrollo comunitario en acción

Este curso es parte de nuestro centro de aprendizaje gratuito en línea para trabajadores del desarrollo comunitario

¿Qué es un Análisis Situacional?

Un análisis situacional es un proceso de 5 pasos que se centra de manera progresiva en tu comprensión de la comunidad en relación al problema local que eliges abordar. Esto permite que evalúes el contexto social general de tu comunidad y que después lo apliques al proyecto de tu organización.

Comprender el contexto general de tu comunidad

Comprender el contexto significa entender las circunstancias actuales en las que trabaja tu organización o en las que busca trabajar. Aunque tú puedas tener una idea del tipo de proyecto que quieres llevar a cabo o el tipo de problema que quieres resolver, es mejor comenzar con un análisis general de tu contexto. Considera las preguntas de las siguientes páginas como guía – es posible que necesites modificarlas para tu comunidad en específico. 

Aunque ser lo más preciso posible al responder estas preguntas es útil, en esta fase, suele ser suficiente con estimaciones.

Consejo Práctico

Identificando los desafíos dentro de la comunidad

Ahora que tienes una comprensión más amplia de cómo es tu comunidad, es hora de identificar los desafíos importantes que están afrontando los miembros de la comunidad. En esta fase, es útil consultar a la comunidad local ya sea a través de talleres, encuestas o entrevistas, para asegurarse de que has considerado los problemas desde su perspectiva (ver nuestro Curso de Desarrollo Participativo para guías sobre cómo llevar a cabo estos talleres). En este proceso, también es muy importante que no desarrolles una “visión de túnel” – no mires sólo a través del lente de tu organización al identificar problemas. Por ejemplo, si estás en una organización sobre atención sanitaria, no sólo mires a los problemas sanitarios. Intenta pensar horizontalmente y de forma holística.

Intenta ser tan amplio como sea posible al identificar los desafíos. En esta fase, tu objetivo es identificar los problemas generales a los que se enfrenta tu comunidad en lugar de desafíos detallados y específicos. 

Evaluando la capacidad de tu organización

Una vez que hayas identificado los mayores desafíos experimentados en tu comunidad, es hora de evaluar la capacidad de tu organización para identificar las mejores oportunidades para que tu organización ayude. Esto te permitirá maximizar la eficiencia del trabajo de tu organización. Este proceso puede ser desafiante, pero es importante hacer esta reflexión crítica al principio del proceso de planificación del proyecto. No tiene sentido planificar un proyecto increíble para darse cuenta más adelante de que no tienes las habilidades, conocimiento o recursos para ejecutarlo. 

El objetivo de este proceso es identificar las fortalezas (y debilidades) de tu organización para elegir el desafío comunitario general para el que tu organización está mejor preparada para abordar. Usando un análisis FODA puede ser especialmente útil al realizar este paso (ver página 15 para una explicación detallada de esta herramienta). 

Eligiendo una meta del proyecto amplia

Ahora que has identificado los mayores desafíos en la comunidad y las capacidades de tu organización, es hora de elegir el problema general que tu organización puede abordar mejor. Elige una meta amplia para el proyecto que te permita maximizar las fortalezas de tu organización y minimizar las debilidades. La clave para elegir una meta del proyecto en esta etapa del proceso de planificación es que sea amplia, realmente amplia. Algunos ejemplos incluyen: 

Ejemplos: Metas de proyectos amplias

  • Mejorar los niveles educativos entre la juventud de la comunidad

  • Mejorar las oportunidades económicas para las mujeres de la comunidad

  • Mejorar el acceso a agua potable en la comunidad

  • Mejorar el acceso a vivienda para las personas sin hogar de la comunidad

  • Reducir la mortalidad materna en la comunidad

  • Reducir los índices de violencia doméstica en la comunidad 

Reevaluando el contexto en relación a tu problema

Finalmente, ahora que has identificado la meta general de tu proyecto, es hora de reevaluar el contexto (o la situación) a través del lente de esta meta y problema específicos. Este paso final es una oportunidad para que seas más específico en cuanto al tipo de información que necesitas para entender mejor tu problema. Usaremos como ejemplo un proyecto sobre violencia doméstica en la siguiente página para demostrar cómo reevaluar el contexto de tu proyecto en cuanto a tu meta y problema en específico.

Ejemplo: Reevaluando la violencia doméstica en la comunidad

En este ejemplo, puedes observar las preguntas específicas que pueden ayudar a una organización comunitaria sin fines de lucro a reevaluar el contexto local respecto a la meta de prevenir la violencia doméstica. Es importante que tú hagas tus propias preguntas relevantes a la más amplia meta del proyecto que tu organización ha elegido en el paso 4. Los ejemplos a continuación son sólo pertinentes al proyecto de violencia doméstica.

Al completar este paso, intenta aprovechar cualquier información existente de bancos de datos en línea de ONGs o de algún gobierno para tener una comprensión más certera de tu contexto. Ahora es el momento de ser más específico en cuanto a los datos que recopilas y al análisis que realizas. 

Puede descargar una plantilla para este proceso de 5 pasos aquí: Recurso 2 – Una lista de verificación para el Análisis Situacional. Puedes utilizar este recurso para planificar tu propio proyecto.

Descargar Recurso 

Herramientas para ayudarte cuando realices un Análisis Situacional

Las preguntas que necesitas hacer y la información que necesitas recopilar al realizar un Análisis Situacional son diferentes para cada contexto, problema u organización. Desafortunadamente, no hay un esquema establecido que seguir. Uno de los mayores problemas que tienen las organizaciones al realizar el Análisis Situacional es encontrar las preguntas adecuadas para hacer que ayuden a llevar a cabo un análisis riguroso. 

Para ayudarte con esto, puedes utilizar una de las siguientes herramientas para asegurarte de que tu análisis es riguroso y completo. 

Estas herramientas pueden usarse indistintamente en cada fase de tu análisis situacional. Las tres herramientas cubren tipos de preguntas parecidas, pero de formas diferentes. De este modo, no tienes que utilizar necesariamente las tres. Es mejor elegir una con la que te sientas más cómodo y utilizarla para ayudar en tu análisis. Después, puedes tomar la información que generes al utilizar estas herramientas e introducirla en tu más amplio Análisis Situacional ya explorado anteriormente.

Consejo Práctico

Un ejercicio útil puede ser hacer que diferentes miembros de tu organización realicen el mismo ejercicio individualmente y después comparar los resultados como grupo. Esto puede plantear preguntas interesantes y ayudar a asegurar que tu Análisis Situacional sea rigurosa y tomar diferentes puntos de vista en consideración. 

Fortalezas,

Oportunidades,

Debilidades,

Amenazas

Útil para: 

Identificar el mejor tipo de proyecto para tu organización al analizar tus capacidades internas (fortalezas y debilidades) y tu entorno externo (oportunidades y amenazas). Esta herramienta suele ser más útil para el paso 3 de tu análisis situacional. 

Cómo funciona: 

  • Fortalezas – Aspectos internos de tu organización que crees que son tus ventajas.

  • Oportunidades – Factores externos a tu organización que pueden contribuir a que tu proyecto sea un éxito o intensificar las fortalezas de tu organización

  • Debilidades – Aspectos internos de tu organización que crees que necesitan desarrollo.

  • Amenazas – Actores externos a tu organización que pueden causar problemas o presentar riesgos para tu proyecto. 

El análisis FODA es un  proceso de dos pasos:

  1. Identificar las fortalezas y debilidades internas de tu organización: Piensa en las personas, experiencias, formaciones y recursos que tiene tu organización y cómo tu organización puede usarlos más (o menos) eficientemente para apoyar a tu comunidad. Coloca éstas en el lado izquierdo de tu análisis. 

  2. Identificar las oportunidades y amenazas externas al trabajo de tu organización: Piensa en las relaciones que tienes con otras personas o grupos dentro de la comunidad, el entorno político y los factores sobre los que tienes poco o ningún control, como el entorno natural, el discurso político general y las sólidas normas culturales. 

Resultados:

Después de realizar tu análisis FODA, debes tener una comprensión más clara de cómo tu organización puede utilizar mejor los recursos que tiene para maximizar los beneficios para los miembros de la comunidad local. Al reflexionar sobre la capacidad de tu organización dentro de un contexto específico, puedes elegir los proyectos que tienen las mayores probabilidades de éxito. 

Ejemplo: Análisis FODA que explora la capacidad de una organización de prevención de violencia doméstica en Uruguay para llevar a cabo una serie de talleres de apoyo social para mujeres de una comunidad rural. 

Ejemplos: Más usos para el Análisis FODA

Mientras que el Análisis FODA se utiliza mejor generalmente durante el paso 3 del proceso del análisis situacional al evaluar la capacidad de tu organización, también puede usarse en el paso 5 para evaluar el problema que has elegido dentro del contexto de tu comunidad. De esta forma, puedes identificar las fortalezas de la comunidad (cosas que tu comunidad ya hace bien relacionado con el problema), sus debilidades (áreas donde la comunidad tiene un mal desempeño en relación con el problema), sus oportunidades (oportunidades externas más amplias como leyes nuevas que puedan ayudar a la comunidad a superar el problema) y amenazas (factores externos más amplios que pueden impactar o están impactando negativamente al problema, como supuestos culturales y barreras económicas). Este proceso puede ser especialmente útil para identificar ‘oportunidades’ específicas para que tu organización apoye de una mejor forma las ‘debilidades’ de tu comunidad. 

Puede descargar una plantilla para esta herramienta aquí: Recurso 3 – Análisis FODA. Puedes utilizar este recurso como guía cuando estés planeando tu propio proyecto.

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Compañía,
Competidores,
Clientes, Colaboradores, Contexto

Útil para: 

Llevar a cabo un análisis más detallado de las capacidades internas y de los factores externos en el entorno del proyecto. Esta herramienta es más útil al evaluar el contexto y el problema en los pasos 2, 4 y 5 antes que tu organización en específico. 

Cómo funciona: 

El análisis de las 5C identifica oportunidades y desafíos específicos que puede enfrentar un proyecto. Es una herramienta de negocios muy utilizada que ha sido adaptada para el sector sin fines de lucro. 

  • Compañía – Implica identificar la visión, estrategias, objetivos, capacidades, tecnología y cultura de la organización, así como entender los problemas y oportunidades existentes y potenciales dentro de la organización.

  • Clientes (Beneficiarios) – Implica definir a los beneficiarios; su comportamiento, su número/tamaño, qué apoyo necesitan, cómo consumen este apoyo y sus métodos preferidos para aceptar el apoyo.

  • Competidores – Implica un análisis crítico del entorno en el que la organización opera; conocer las fortalezas, debilidades, posicionamiento, cuota de mercado e iniciativas próximas de otras ONGs y programas de gobierno relacionadas con tu causa.

  • Colaboradores – Implica identificar agencias, proveedores, gobiernos y socios comerciales que puedan asociarse con tu ONG para lograr su misión. Asegúrate de que identificas sus capacidades, desempeños y problemas para maximizar los beneficios de la colaboración y prever mejor los problemas potenciales. 

  • Contexto – Implica la evaluación de los factores macro-ambientales que afectan a la organización. Se puede utilizar un análisis PESTEL para analizar los panoramas político, económico, social/cultural, tecnológico, medioambiental y legal. Se puede encontrar una explicación detallada de esta herramienta en el Módulo 4.

Resultados:

Una comprensión más profunda del contexto comunitario general y cómo interactúa con el problema que tu organización busca solucionar. 

Puede descargar una plantilla para esta herramienta aquí: Recurso 4 – Análisis de las 5C. Puedes utilizar este recurso como guía cuando estés planeando tu propio proyecto.

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Situación,
Competencias básicas, Obstáculos,

Perspectivas,

Expectativa

Útil para:

Crear una estrategia más detallada para el futuro de tu organización. Es utilizado a menudo como alternativa al análisis FODA para realizar un análisis en mayor profundidad. El análisis SCOPE funciona mejor en el paso 5 al ser aplicado a un problema específico, y no con los factores organizacionales y contextuales más amplios. Ayuda a que lleves tu resolución de problemas un paso más adelante, identificando las perspectivas de éxito y las expectativas de resultados.

Cómo funciona: 

El SCOPE se centra en las oportunidades y desafíos específicos de un proyecto dado desde una perspectiva interna y externa más amplia. Es importante ser más específico de lo que lo has podido ser en las otras herramientas explicadas anteriormente. 

  • Situación – Esto es esencialmente un resumen del paso 5 que identifica brevemente los elementos clave del problema en el contexto de tu comunidad.

  • Competencias básicas – Estas son las capacidades básicas en las que destaca tu organización. No seas tímido. Éstas deben ser distintivas de tu organización, no generalizadas hacia el problema. Intenta ser tan específico como sea posible. Se trata de identificar las MEJORES maneras en que tu organización puede ayudar a tu comunidad. 

  • Obstáculos – Éstos pueden ser tanto internos como externos a tu organización y deben reflejar los mayores desafíos que tu organización tiene que superar para ayudar a solucionar el problema. 

  • Perspectivas – Éstas son las ‘oportunidades’ que tiene tu organización para mejorar su impacto aprovechando las ‘Competencias básicas’ dentro de la ‘Situación’.

  • Expectativas – Aquí está tu oportunidad de que participe tu adivino interior. Tienes que anticipar de forma realista qué pasará en tu comunidad durante el ciclo del proyecto que pueda tener un impacto sobre tu proyecto. ¿Habrá elecciones? ¿Es temporada de lluvias? ¿Cómo afectaría esto a tu proyecto? Piensa tanto en efectos positivos como negativos. 

Resultados:

El análisis SCOPE ayuda a guiar un uso efectivo de los recursos internos y enfocar tus capacidades para solucionar un problema en la comunidad. the community. 

Puede descargar una plantilla para esta herramienta aquí: Recurso 5 – Análisis del Alcance'. Puedes utilizar este recurso como guía cuando estés planeando tu propio proyecto.

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Para terminar

Un análisis en profundidad de los factores internos y externos que pueden influenciar el progreso y el éxito de tu proyecto ayudará en el proceso de planificación de muchas formas. En última instancia, hará más sencillo identificar prioridades, adaptar la planificación al contexto y proporcionar los recursos adecuados. 

Utiliza estas herramientas de forma intermitente durante tu Análisis Situacional para asegurarte de que es lo más riguroso posible. Recuerda trabajar en equipo, consultar con la comunidad y ser tan creativo como sea posible. Después de realizar tu Análisis Situacional, estás preparado para avanzar hacia el establecimiento de metas realistas utilizando las herramientas del árbol de problemas y de objetivos del Módulo 3

Descarga este módulo como pdf para imprimir y utilízalo como guía cuando planifiques proyectos de desarrollo comunitario locales.
O descarga el Manual de Planificación de Proyectos aquí.

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Utilizando un Árbol de Problemas y Objetivos para establecer metas realistas

Aprende cómo utilizar las herramientas de árbol de problemas y objetivos para establecer metas claras.

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